KBOF heeft een dataregister van zijn leden, hierin wordt opgenomen naam, straat, postnummer en stad of gemeente en uniek kweeknummer. Op vrijwillige basis kan hier een e-mailadres en telefoonnummer worden opgenomen.
De persoonsgegevens worden verwerkt; voor leden aangesloten bij een KBOF club door de plaatselijke secretaris van een KBOF club, voor rechtstreeks aangesloten leden door het lid zelf.
De verwerking gebeurt op het digitale platform KBOF online. Dit platform is beveiligd met een unieke login en paswoord voor elke plaatselijke gebruiker.
Een lid aangesloten bij een plaatselijke KBOF club kan via zijn plaatselijke secretaris zijn gegevens inzien en desgevallend laten wijzigen. Het rechtstreeks aangesloten lid kan dit zelf doen.

De persoonsgegevens uit het dataregister worden gebruikt voor de verzending van het KBOF maandblad De Witte Spreeuwen.
Bij leden die ringen bestellen worden zij ook gebruikt om de bestelling door te geven aan de ringfabrikanten.
Het eventuele e-mail adres wordt gebruikt om eventueel flashnieuws via mail te verzenden. Dit naar aanleiding van actuele situaties bv. ministeriële besluiten i.v.m. vogelgriep.

KBOF verbindt er zich toe om geen persoonsgegevens van de leden ter beschikking te stellen aan derden. Eveneens niet aan firma’s voor commerciële doeleinden.

KBOF heeft een overeenkomst met onze drukkerij en onze ringfabrikanten  dat zijn de persoonsgegevens die zij ter beschikking krijgen om hun door KBOF gegeven opdrachten  te kunnen uitvoeren niet aan derden ter beschikking stellen.

KBOF is wettelijk verplicht om persoonsgegevens achter een kweeknummer op eenvoudig verzoek te verstrekken aan bevoegde diensten zoals daar zijn: gerechtelijke en politionele instanties, de diensten Natuur en Bos, de dienst CITES.

De secretarissen van KBOF clubs worden met naam, adres en eventueel telefoonnummer vermeld op de openbare KBOF website. Secretarissen  van KBOF clubs die dat niet willen hebben recht van verzet tegen de publicatie van hun persoonsgegevens

Leden die uit de KBOF stappen hebben het recht om zich te laten schrappen uit het archief register. Dit met uitzondering van leden die ringen voor Europese vogels hebben besteld zijn dienen zoals de Vlaamse wetgeving bepaald 5 jaar aanwezig te blijven in het archief.

Het digitale platform KBOF online houdt automatisch  een dataregister bij, waarin alles over de dataverzameling wordt gedocumenteerd.

De server waarop de gegevens van KBOF online worden opgeslagen is beveiligd door een systeem waarvoor onze netwerkbeheerder garant staat.

KBOF verbindt er zich toe om de leden via e-mail naar de plaatselijke secretarissen en naar de rechtstreeks aangesloten leden te waarschuwen binnen 72 u. nadat een datalek is vastgesteld.